我相信新手社工们在面对筹备大型活动的时候，或多或少都会焦虑，但我们之所以焦虑，正是因为希望能让活动更好地呈现活动成效。

因此，在这里给大家分享一下有效筹备一项大型集体活动的经验做法，希望能让大家减缓一点点的焦虑。

1.第一步：团队头脑风暴，完成活动初步构思

很多时候某服务领域或者某项目需要开展一次社区大型活动，都是负责人在单刀匹马处理各种活动构思和内容，最终活动筹备的整个过程程，团队内的大部分人会被负责人的焦虑情绪影响。事实上，一个人的想法和思维是有限的，因此当需要开展大型活动的时候，正是考验团队合作的时候。

就单次大型活动而言，服务团队可以就活动主题、活动目标、活动形式等进行前期的头脑风暴会议。

我坚信“三个臭皮匠，胜过一个诸葛亮”的道理，因此借助头脑风暴的方式，收集服务团队对活动的想法和建议，有助于活动统筹者进行活动初步的构思。

比如，某服务中心即将要开展“建设文明家风”的大型活动，服务中心的社工们可以针对“文明家庭”的含义与意义、活动具体形式和方法以及活动不同的形式带出的活动目标等方向，共同刺激大家的想法，最后由统筹者进行汇总整理。

2.第二步：明确细节信息，制定完备的活动方案

大型活动筹备很重要的一步就是要明确活动的时间、地点、参与人员、活动主题、活动流程以及活动相关方等细节信息。并且要时时关注关键信息是否有变动。

在准确掌握有关细节信息之后，就要制定一份完备的活动方案。一份完备的活动方案，对于活动筹备工作的有序落实起着统领作用。

活动方案可以为社工自身及时掌控活动筹备进程提供依据；同时也可以在活动相关方之间充当沟通媒介，便于各相关方从整体上准确了解活动的总体安排以及各自的相关内容。

3.第三步：确定人员分工

我们一定要理清楚一个概念，活动统筹人不等于大型活动每个细节部分的负责人，我们相信团队合作能发挥最大的能量，因此我们会与团队内不同的伙伴商量，并进行相应的分工。

有些小伙伴又开始迷茫，作为统筹者，可以随意分工吗？是不是有一些分工的定律呢？然而并没有，因为每个人擅长的内容不同，或者说针对不同的活动大家希望参与的工作不同，因此没有一个定律告诉我们如何进行分工才叫合理。

不过，我认为有一个方法是可以尝试的，就是邀请与商议。每次大型活动构思讨论结束后，作为统筹者可以提出不同的分工模块，包括活动宣传、活动参加者招募与通知、活动物资采购与整理、活动体验设计、活动志愿者招募与培训、风险预案、合作单位联系等等，然后邀请团队内不同的成员主动承担不同的模块。

如果真的没有小伙伴愿意主动选择的话，我们退而求其次的方法，就是根据团队内伙伴的擅长领域去进行分工，比如说小红（化名）特别擅长设计宣传物料，可以邀请她成为活动宣传的负责人。

4.第四步：召集会议，开展培训

一项大型的集体活动，需要交流的信息量也会随之增多。单靠采用文字、转述等间接交流方式，往往会出现理解偏差或者信息遗漏的现象。

因此，为了达到最大程度的有效沟通，确保所想即所现的效果，建议新手社工在进行重要工作安排时首选采用面对面的交流形式。

当面说明工作分工及各自职责，并第一时间收集分工对象的反馈信息。现场进行答疑解惑，确保沟通到位。确保不因信息沟通不对称而造成筹备工作出现折扣。

明确分工之后，还要对活动执行过程中的操作细则、操作难点以及注意事项开展培训。

通过培训，为参与活动的同事，提供技术支持和信息支持，确保参与人员有足够能力完成各自的分工工作。

通过培训，确保活动的最终效果在各个个体心中产生共识，激发大家形成服务合力。

5.第五步：活动筹备期内与活动相关方保持密切、有效沟通

一项大型集体活动，除了自身所在的工作团队之外，还会与主办方、协办方、其他承办方、参与方、媒体、活动场地所在社区或单位等产生联系。在大型集体活动的筹备期间，一定要与活动相关方保持密切、有效的沟通。

在沟通过程中，一方面，要及时通报筹备进度，便于各方及时调整自身进度；一方面，要及时与相关方沟通筹备过程中出现的焦点问题，例如主办方出席的重要人员名单、活动场地等运营保障等；

一方面，要及时与相关方沟通活动筹备过程中的突发事件以及应急调整等信息，便于其他相关方及时做出相应的调整。

由此可见，有效的沟通承担了多项功能，这是保障各项工作同步、稳定推进的基础，作为新手社工一定要重视沟通工作。

6.第六步：活动正式开展之前进行模拟推演，有条件的可以开展预演

在各项筹备工作基本就绪之后，建议根据时间进度进行必要的模拟推演。如果条件允许的话建议进行活动预演。

在模拟推演或者预演过程中，建议要严格按照活动正式开展的先后顺序，逐一展现各个具体环节。

在仿真场域条件下，再一次验证准备情况与实际运行情况是否吻合，是否存有遗漏；同时，还要检验一下活动中上下环节的衔接效果。根据模拟推演或者预演过程中发现的问题，及时进行纠正或者补救，再一次补充和完善筹备工作。

在此特别提醒新手社工，针对大型活动执行过程中可能需要用到的关键物资以及参与关键环节的人力，做好额外的备份准备，以应对活动过程中出现物资不足或者人力不足的现象。

7.第七步：及时关注活动周期内的时节天气，特别是疫情信息

要根据活动场地的性质（室内封闭式还是露天式）、参与人员的年龄结构、身体状况以及参与人员的交通方式等，及时关注活动周期内的天气情况，特别是活动当天的天气情况。

如果是不影响活动正常开展的天气情况，一定要提前准备好应对器具，确保将天气因素带来的影响降到最低。

如果有明确信息预报活动当天存在发生重大或者灾害性天气的可能性，在遵循安全第一的原则下，要及时与活动相关方沟通，及时做出活动调整，确保不发生安全性事件。

鉴于当前国内外新冠肺炎疫情尚未结束的总体形势，以及国内仍有零星散发本土确诊病例发生的现状，建议在当前疫情防控常态化形势下，要特别关注当前国内疫情的有关信息，密切关注是否有疫情风险区人员往来。

同时要积极遵守疫情防控要求，严格落实有关防疫措施，避免出现聚集性疫情传播事件。

8.第八步：做好应急预案

对于可能会出现问题的环节制定一系列的Plan B，做好活动的风险管理，比如说3、4月的梅雨天气，户外大型互动最重要的一个风险管理就是天气因素，我们不可以改变天气，但可以调整我们的场地、时间、形式，若临时性的改变被延期活动，应该如何做好服务对象的通知、志愿者的处理等预案，都能让我们更好地应对活动的变化因素。

一项大型集体活动的举办，随之而来的是人群的较大规模聚集。作为负责社工，一定要树立风险意识。针对可能发生的拥挤、踩踏、突发疾病、意外受伤等突发情况，提前制定应急预案。

根据以往实务经验，建议一定要在活动现场配备医务急救人员、活动现场设备技术保障人员以及应急备勤车辆等，以应对可能发生的突发情况。

9.第九步：事后及时总结经验，为后期活动筹备提供实践经验

一项大型集体活动，一定要重视事后的经验总结。不仅要提炼已有的成功做法，更要重视活动中的不足或者漏洞，作为下次活动筹备的重要注意事项。只有不断积累经验筹备能力才能稳步提升。

一项大型集体活动的成功举办，具有多重影响和意义，不仅能够达到重要的活动目的，同时也是一个向社区、向活动相关方展示团队总体实力的机会。

因此，作为新手社工在活动筹备过程中，一定要在态度上高度重视，不可麻痹大意；一定要在活动落实上严谨细致，重视发挥集体力量。